De eerste beoordeling

De implementatie bij Paleis Het Loo vond vóór en tijdens de coronacrisis plaats. Op het moment van deze klantreferentie staan zij dus nog in de beginfase. Het overzetten van data, de adoptie verhogen en het kijken naar hoe Dynamics 365 hen kan ondersteunen staat voor de aankomende periode op de planning. De eerste beoordeling over hun CRM-systeem is in ieder geval al erg positief.

“Nu gebruiken Sales en Development het systeem al wel. Het is echt nog de beginfase, maar we merken nu al dat Dynamics 365 ons overzicht biedt. Ze beginnen nu te zien wat het system inhoudt en zien daar ook de voordelen van in. Onze eerste aha-momenten zagen zij bijvoorbeeld al terug in de koppeling tussen Dynamics 365 en Outlook. Het mailcontact dat er is kan eenvoudig aan Dynamics 365 gekoppeld worden. Met een klik op de knop zet je een contact in Dynamics 365. Daarnaast heeft Sales nu al profijt bij de ingerichte sales processen.”

Terugblik op de implementatie

De implementatie vond plaats vóór en tijdens de coronacrisis. Toen het coronavirus zijn grip pakte in Nederland is ervoor gekozen om de communicatie online, via Microsoft Teams, te laten verlopen. Zowel trainingen als onze workshops om richting te bepalen werden met de projectgroep op afstand gehouden.

“De communicatie verliep heel gemakkelijk en prettig – we voelden geen drempels. We konden snel met Xperity schakelen. Bijna alle deadlines zijn gehaald. Met Microsoft Teams hebben we uiteindelijk de trainingen gedaan. Hier waren wij zelf nog niet zo bekend mee, maar via Xperity zijn we hier gewend aan geraakt en maken we er nu ook dagelijks gebruik van!”

Er zijn drie consultants ingezet voor deze implementatie, die ieder op hun eigen manier een belangrijke bijdrage hebben geleverd aan het project. Ze hebben onder andere gezorgd voor de juiste invulling van de processen in het CRM-systeem en dat alle neuzen dezelfde kant op stonden.

“Sommige collega’s hadden nog geen volledig beeld van het CRM-systeem dat we zouden krijgen. De consultants konden goed de lijnen aangeven, maar ook uitleggen wat Dynamics 365 als CRM-systeem kan en hoe dat eruit zou komen te zien. Dit gaf echt duidelijkheid aan het project waardoor we de hele projectgroep mee konden nemen in de implementatie. Maar ook tijdens de implementatie hielpen zij om een volledig overzicht te bewaken en dachten ze actief mee in de inrichting van het systeem. Daarbij gaven zij ook duidelijk aan wat de gevolgen waren van de beslissingen die we zouden nemen rondom de inrichting en de op te stellen processen.”

Met Customer Insights wordt met behulp van slimme Microsoft technologie data uit meerdere applicaties bij elkaar gebracht en gecombineerd in waardevolle inzichten. Hierdoor weet de bibliotheek precies wat klanten zoeken, en kan daar beter op inspelen met als resultaat een betere klantbeleving.

Met Dynamics Marketing is het mogelijk om gerichte marketingacties uit te voeren, waarmee perfect kan worden ingespeeld op de behoeftes van de klanten die zijn gebleken uit Customer Insights.

Dit alles zorgt ervoor dat de bibliotheek Zuid-Kennemerland een grote innovatieve stap vooruit neemt richting een moderne bibliotheek, die meer aanbiedt dan alleen boeken.

Gedurende het implementatieproject verliep de samenwerking tussen Xperity en de bibliotheek Zuid-Kennemerland zeer prettig, zo vond ook Femke Bijlmer (online marketing en CRM bij de Bibliotheek Zuid-Kennemerland):

Een Leerwerkloket is een dienst voor werkgevers, werknemers en werkzoekenden. Het is in 2005 opgericht als een samenwerkingsverband tussen UWV, gemeenten en ROC. Het loket behandelt alle vragen over leren en werken en wordt benaderd vanuit de visie van de overheid genaamd “levenslang leren”. Iedereen met vragen over omscholing, bijscholing en leerwerktrajecten kan terecht bij een leerwerkloket. Een Leerwerkloket vervult vooral een doorverwijzende en verbindende rol en maakt gebruik van de expertise van de kernpartners. Omdat elke regio anders is, zijn er inmiddels 35 Leerwerkloketten door het hele land!

De implementatie is in 2019 gestart bij het eerste Leerwerkloket. Samen met dit loket is een blauwdruk inrichting ontwikkeld op basis van de eisen en wensen. Doordat Microsoft Dynamics 365 een volledige cloud applicatie is maakte het eerste loket al binnen twee maanden gebruik van Microsoft Dynamics! De app is daarna gefaseerd uitgerold bij de verschillende regionale loketten. Inmiddels zijn er al meer dan 25 Leerwerkloketten aangesloten.

In de Microsoft Dynamics 365 Leerwerkloket applicatie kunnen gebruikers de administratie rondom hun relaties bijhouden. Er is een overzicht van kandidaten, er kunnen gespreksverslagen met kandidaten worden vastgelegd, welke route deze kandidaten volgen en hier kunnen rapportages over worden gemaakt. Ook kunnen contacten met diverse organisaties (bedrijven en partners) overzichtelijk worden bijgehouden. Vanwege de AVG-regelgeving is het belangrijk dat gebruikers niet bij de gegevens van andere Leerwerkloketten kunnen. Binnen de applicatie geeft Xperity iedere gebruiker het recht om alleen met de eigen gegevens te werken. Op deze manier kunnen de Leerwerkloketten de applicatie door blijven ontwikkelen, terwijl deze altijd AVG-compliant blijft.

De implementatie van Microsoft Dynamics 365 heeft de Leerwerkloketten opgeleverd:

De ontwikkelingen rondom Microsoft Dynamics 365 staan niet stil, samen met de professionele service desk van Xperity ontwikkelen we continue door aan verbeteringen en zorgen we ervoor dat de applicatie bij de tijd blijft!